Nezaket Kuralları / Psikolojik Sorunlar
İÇİNDEKİLER
1- İLETİŞİM
2- İLETİŞİMDE KUTSAL ALANLAR
3- ANLAMAK MI VE DİNLEMEK Mİ?
4- İLETİŞİMDE ETKİNLİğİ ENGELLEYEN HATALAR
5- İLETİŞİMİ KOPARAN SEKİZ GÜNAH
6- İHTİYACIMIZ OLAN EMPATİ
7- GÖRÜŞME
8- PERFORMANS GÖRÜŞMELERİ BECERİ VE DİKKAT GEREKTİRİR
9- SORULARI YANITLAMA
10- TANIŞMA VE TANIŞTIRILMANIN İNCELİKLERİ
11- NAZİK KONUŞMA İLKELERİ
12- KONUŞMALARDA NEZAKET KURALLARI
13- PROTOKOL KURALLARI
14- MERHABA DEMENİN İNCELİKLERİ
15- İŞ YERİNİN TÖRELERİ
İLETİŞİM
İletişimde etkinliği artırmak için ne yapmalı?
İletişimde etkinliği artırmak için ASLA;
1. İddialaşmayın
2. Karşınızdakinin sözünü kesmeyin
3. Karşınızdaki konuşurken başka şeyle meşgul olmayın
4. Hemen sonuca varmayın
5. Karşınızdakinin duygularının etkisinde kalmayın.
İletişimin temeli DİNLEMEK
Etkili bir dinleme için;
1. Tarafsız olarak dinleyin
2. Konuya, olaya konsantre olun
3. Yargılamayın
4. Not alın
5. Sözel olmayan iletişimi de dikkate alın
6. Fiziksel olarak rahat bir konumda olun
7. Savunmaya geçmeyin.
İş arkadaşlarınız ya da yöneticiniz ile anlaşmazlık durumunda, tartışmalarda genellikle "kazanmasızı" sağlayacak iki anahtar:
1. Karşı taraf kendi konumunu sizden daha iyi destekliyorsa, siz de değişmeye açık olmalı ve rahatlıkla "bunu bilmiyordum" diyebilmelisiniz.
2. Gerçeklerle destekleyemiyorsanız, düşünce belirtmeyi veya tavır almayı sürdürmeyiniz.
İletişim' de Kutsal Alanlar
Şöyle bir düşünün bakalım bir gün içerisinde kaç kişiyle görüşüyor, kaç kişiyle iş ilişkisine giriyor, kaç kişiyle bir sorunu halletmek durumunda kalıyor ya da kaç kişiyle yazışıyorsunuz? 5, 10, 30, 50 ...? Kuşkusuz bu sorunun cevabı kişiden kişiye değişecektir. Bir çok meslek için ikili ilişkiler ikinci planda kalıyor olabilir ancak sekreterler işletmelerin, iletişim trafiğinin merkezinde yer alırlar. Bu da meslekte başarı için adeta bir iletişim sihirbazı olmalarını zorunlu kılar. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız ise yazılı iletişimin görgü kuralları.
Sözlü iletişim ya da beden diline dayanan sözsüz iletişimde başarıda eğitimin katkısı büyük olmasına karşın kişinin kendi yetenekleri ve kişilik özellikleri de ön plandadır. Oysa yazılı iletişim belli kuralların bilinmesini ve bunların uygulanmasını gerektirir. Yazılı iletişimde "Adabımuaşeret" olarak adlandırabileceğimiz yazılı iletişimin görgü kuralları sekreterlik mesleğinin "olmazsa olmaz" gerekliliklerindendir. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız yazılı iletişimin görgü kuralları.
Kutsal Alanlar
Sonu ?im ile bitenler: Yazı yazarken temel kural; 'alıcının isim, ünvan ve adresini doğru yazmaktır. Unutmayın ki , sonu "-im" ile biten her şey insanlar için kutsaldır... İşim, evim, eşim, çocuğum, ismim... Yaklaşık ya da tahmini bir şeyler ASLA yazılmamalıdır.
Bu konuda hata yapmamak için ayrılacak zaman, boşa geçmemiş bir zamandır. (Kartvizite bakmak, rehbere bakmak, emin olan birilerini aramak...)
Saygılarımla mı saygılarımızla mı? Günlük, sıradan konular için "Sayın Yetkili, / Saygılarımızla," kalıbıyla ve üçüncü şahıs kullanılarak yazılan yazılar doğrudur fakat daha spesifik bir şeylere giriliyorsa, mesela bir şikayet veya cevap söz konu ise o zaman "Sayın H....., / Saygılarımla," kalıbı daha doğru olacaktır. Bu tür yazılar daima birinci şahıs kullanılarak yazılmalıdır. "Son kampanyamızla ilgili değerli görüşlerinizi okudum..."
Selamlar ne zaman kullanılır? İş tanışıklıkları arttıkça da "saygılarımla,"dan önce "selamlar," gibi daha yakın bir hitap kullanmak uygun olacaktır. Buna karşın yabancı ülkelerden kişilerle yazışma yaparken, ne kadar samimi olunursa olsun mutlaka "Saygılarımla," bitirme sözü kullanılmalıdır. Bunu kullanmazsak , o kişiye veya kuruluşuna karşı bir olumsuz düşünce, bir soğukluk duyduğumuz anlamına gelir.
İş arkadaşları arasında, özellikle samimi olanlar birbirlerine yazı yazarken genellikle "Sevgili D..., / Selamlar H...," kalıbını kullanırlar. Bu tür yazışmalarda hitabın ve selamın el yazısı ile yazılması da bir yakınlık işaretidir.
Anlamak mı , dinlemek mi?
Bir insanla ya da bir iş arkadaşınızla nasıl iletişim kurarsınız? Sözlü iletişim deyince hepimizin aklına ilk önce "anlatmak, söylemek istediklerimizi ifade edebilmek" gelir. Oysa iletişim karşılıklı olarak bir mesajın aktarılması ve karşıdan gelen mesajın alınmasıdır. Ve çoğumuzun yaptığı en büyük hata iletişimin en önemli öğesini atlamak; yani karşımızdakini dinlememektir...
İletişimin öğelerini incelerken, alıcıdan sonraki gelişmeyi de göz ardı etmemeliyiz. Bu "geri bildirim" (feed-back) dir. Her mesaj alış-verişinde kaynak, mesajı ilettikten sonra geri bildirimi takip etmek durumundadır. Aksi takdirde mesajın yerine ulaşıp ulaşmadığını bilemez.
Bu hataya en çok iş hayatında rastlarız. Daha doğrusu bu hata iş hayatında büyük problemlere yol açtığı için gerçekten "hata" olarak değerlendirilir.
İletişimi oluşturan vazgeçilmezler
Kaynak İletmek istediği bir bilgi, bir söz, bir mesajı olan kişi veya kişiler. Diğer bir ifadeyle mesajın çıktığı yer.
Bilgi Anlatılmak, iletilmek istenen şey.
Kanal Kaynaktan çıkan bir bilgi, mutlaka alıcının anlayacağı bir araçla iletilmek zorundadır. (Yazılı, sözlü veya beden dili kullanılarak yapılabilir. Asıl kanal kısaca beş duyu organımız diyebiliriz.)
Alıcı Mesajın ulaştığı noktadır.
Santral operatörü arkadaşa bir not iletmemiz gerek; "Yöneticim, X Bey ile görüşmek istemiyor, ben bir saat yerimde olmayacağım, X Bey ararsa sen ilgilenir misin?"
Burada kaynak biziz. Çünkü iletmek istediğimiz bir mesaj, bir bilgi var. Alıcı ise santral operatörü.
Kullandığımız kanal sözlü iletişim. Hatta alıcıya mesajı anlatırken destekleyici beden dili hareketlerini de kullandık. Tamam. İşimiz bitti mi? Hayır, kesinlikle hayır. Yani sadece mesajı ilettik, bu iş tamam demek yanlış. Alıcının (santral operatörünün) söylediklerimizi anlayıp anlamadığını öğrenmemiz lazım. Tabi bunun için "anladın mı, hadi tekrar et bakalım" gibi bir soru soramayız. Eğer alıcı kişiyi dikkatle incelersek, bizi gerçekten dinleyip dinlemediğini ya da anlayıp anlamadığını beden dili hareketlerinden öğrenebiliriz. Elindeki tüm işleri bırakıp, telefondakileri bir-iki saniye için bekletiyor bize kulak veriyorsa, mesajımız alıcıya ulaşıyor demektir.
Dinleyenin ruh halini göz ardı etmeyin...
Her şeyden önce mesajı verirken alıcının bulunduğu ortamı, hatta ruh halini düşünmemiz gerekli. Yani en uygun zamanda mesaj iletilmeli; santralde bir kaç hat birden çalıyor ve görevli kişi aynı anda hepsine birden cevap vermek durumunda, bir-ikisini bekletirken bir yandan da telefonda kendisine bir şeyler yazdırılıyor not alıyor, bu arada başında bir ziyaretçi ona randevusuyla ilgili bilgi verip bir şeyler istiyor....
Böyle bir durumda, en uygun başka bir kanalla yani başka bir yöntemle bilgi aktarılmasıdır. Ya o kişinin başının rahatlayacağı dakika beklenip anlatılmalı ya da sonradan okuyacağı bir not ?görebileceği bir yere- bırakılmalıdır.
Yazan: Handan Kaylan
İletişimde etkinliği engelleyen hatalar
İşyerinde zihninizi meşgul eden koşullardan, günlük hayattaki alışkanlıklarınıza kadar çeşitli etkenler, etkin bir iletişim kullanmanızı engelleyebilir. Bu konuda sorun yaşamamak için, kendinizi iletişime hazır olma konusunda eğitmenin yanı sıra karşınızdaki kişinin anlatmak istediğini açıkça ortaya koymasını sağlayacak bazı yöntemleri geliştirmeniz gerekir.
Dinliyor görünmeyin, dinleyin!
Karşısındakini dinler görünüp, dinlememek en kolay düşülen tuzaklardan biridir. Geçiştirme alışkanlığının sizi etkisi altına almasına izin vermemek için kendinizi eğitin. Daima dinlemeye hazır olun ve zihninizi buna uygun tutun. Bir görüşmeye gergin ve saldırgan duygularla başlamak konsantrasyonunuzu bozacağını unutmayın. Birisini dinlerken zihniniz berrak olsun.
Mutlaka anlayın!
Karşınızdakini dinleseniz bile söylediklerini anlamayabilirsiniz. Anlamadığınızda, 'anlıyor gibi' yapmayın. Anlamadığınız bir ayrıntı varsa, görüşmeyi kesip derhal açıklama isteyin. Bunu yapmadığınızda, karşı taraf anladığınızı düşünerek devam edecektir. Her söyleneni anlıyor görünmenin size puan kazandıracağını düşünebilirsiniz ancak bu arada kilit önemdeki bir bilgiyi atlıyor olabileceğinizi unutmayın.
Önemseyin!
Konuşulan şey sizin için önemsiz olabilir ancak karışınızdaki için belki de hayati bir önemi vardır. Karşınızdaki kişiye zaman ayırıyorsunuz, söylediklerini anlamak için de çaba harcayın.
Unutmamayı sağlayın!
Unutkanlık ayıp değildir. Yorgun olmamız bile unutkanlığa yol açabilir. Ancak bu konuda önlem almamak, pek de affedilir değildir. Böyle durumlarda hafızamıza güvenmeyip mutlaka not alın!
Mesajla bulmaca çözmeyin!
"Leb demeden leblebiyi anlamak" her zaman doğru bir yaklaşım değildir. Böyle yaptığınızda, mesajdaki boşlukları yanlış dolduruyor olabilirsiniz. Türkçe'mizdeki harika kelime "ŞEY", özellikle kelime bilgisi az olan kişilerin katkısıyla piyasada geniş bir yere sahiptir. Bol "şey"li cümleler ile karşılaştığınızda, boşlukları kendi mantığımıza göre doldurmayıp karşı tarafın ne anlatmak istediğini tam olarak anlayana kadar sabırla dinleyin.
Mesajı zamanında iletin
Hız ve bilginin zamanında iletilmesinin taşıdığı önem giderek artıyor. Sizin de bu duruma uymanız gerekiyor. Zamanında iletilmeyen bilginin hiçbir değeri olmadığını aklınızdan çıkarmayın.
İletişimi Koparan Sekiz Günah
İş yerinde gün içinde defalarca karşı karşıya geldiğiniz ve konuştuğunuz kişileri dinlemediğinizi fark edebilirsiniz. Başkalarının sizi dinlemiyor olduğunu anlamanız da aynı derecede olası. Bazen karşınızda, boş bakışlar ve esnemeye kadar varan tepkilere yol açan bu olumsuz duruma yol açan sekiz günahkarlık bulunuyor. Bunları bilmeniz, sorunu aşmanız için bir basamak oluşturabilir.
1. Kül yutmayan dinleyici: Karşınızdaki kişinin konuşmasını sürekli bölüyor ve her söylenene itiraz ediyorsanız, istenmeyen öğütler veren bir kişi haline düşebilirsiniz. Karşınızdakinin kendisini hatalı, aptal ve bilgisiz hissetmesine yol açacak böyle bir durum, iletişimi koparır.
2. Karşılaştırma uzmanı: Bir duygu veya düşüncenizi çevrenizdekilerle paylaşırken kullanacağınız örnekleme, dinleyici konumundayken olumsuz sonuç verebilir. Karşınızdaki kişi konuşurken, "Ya biliyorum, bizimki de..." diye başlayacak ifadeleriniz hem konuşma akışına zarar verebilir hem de iletişimin ortadan kalkmasına yol açabilir.
3. Üstün konuşmacı: Konuşmakta olduğunuz kişi bir şey anlatırken, konuyu daha iyi anlatacağını düşündüğünüz ifadeler bulmak her zaman olumlu bir yaklaşım değildir. Bu tavır, karşınızdaki kişiden üstün olduğunuzu göstermeyi hedef aldığında, bu gözden kaçmaz ve iletişim zarar görür.
4. Dertlerin insanı: Yaşadığınız sorunlar nedeni ile anlayış gerektiren bir konumda olsanız da, bunları konuşmayı bir alışkanlık olarak ofis ortamına taşımaktan kaçının. Ofis arkadaşlarınız size kulak verseler bile, sorunlarınızın çözülmesine bir uzman kadar yardımcı olamayacaklarını unutmayın.
5. Yargıç dinleyici: Ofiste bir arkadaşınızın gergin olduğu gözleminizi dile getirmeniz yararlıdır. Ancak kendinizi onun yaşam tarzı ve kişiliği ile ilgili yargılara varan bir konuma getirmeniz son derece olumsuzdur. Bu tarzın genellikle kendinizi daha iyi durumda olduğunuza ikna etmekten başka amacı olduğunu unutmayarak sadece gözlemci olmaya çalışın.
6. Söz kesen dinleyici: Konuşma sırasında birisinin sözünü kesmeniz, söyleyeceğinizin onunkinden daha değerli olduğunu düşündüğünüz izlenimini yaratacaktır. Bunun aksi ise ona verdiğiniz değeri gösterecektir. Altın kural, karşınızdaki kişinin konuşması bittikten sonra konuşmaya başlamadan önce nefes alacak kadar bir ara vermektir.
7. Şikayetçi dinleyici: Sürekli şikayette bulunan bir kişi, iletişim çabalarının başarısız olmasını sağlamada bulunmaz bir etkendir. Olumlu yaklaşımların insanları çevrenize çekeceğini unutmayarak, olumlu yaklaşımları arkadaşlarınızla paylaşırken şikayetlerinizi müşteri hizmetlerine iletin.
8. Dedikodu iletişimi: Dedikodu, özellikle iş yerlerinde en kötü ve hastalıklı iletişim yöntemlerinden biridir. Kendiniz dedikodu yapmazken, dedikodu ortamlarını engellemeye de çalışın. Yanınıza yaklaşan bir dedikoducunun bunları dinlemek istemediğinizi anlamasını sağlamanız oldukça olumlu bir tavır olacaktır.
Kerem Özdemir
İHTİYACIMIZ OLAN EMPATİ
Kişiler arası ilişkilerin olumlu olması için gerekli koşullardan birisi de empatidir. Empati , psikiyatri ve psikolojide adı sıklıkla geçen bir kavramdır.Psikiyatri ve psikolojinin çeşitli dallarında empati ile ilgili çeşitli araştırmalar yapılmış ve bir bilgi birikimi sağlanmıştır. Araştırma, özellikle klinik ve sosyal psikoloji , gelişim , danışma, okul ve iletişim psikolojisi alanlarında yapılmıştır. Empatinin tarihçesine baktığımızda bu kavramın Almanca'daki ?einfühlung? ve Esli Yunanca'daki ?empaşera? terimlerinden geldiğini görürüz.Einfühlung kavramını ilk kullananlardan birisi Alman Psikologlardan Şedor Lipps olmuştur. 1987 yılında Lipps,einfühlung'u şöyle tanımlamıştır : ?Bir insanın kendisini karşısındaki bir nesneye, örneğin bir sanat eserine yansıtması,kendini onun içinde hissetmesi ve bu yolla o nesneyi kendi içine olarak (özümseyerek) anlaması sürecine einfühlung adı verilir.(1). 1909 yılında, Titchener, eninfühlung terimini ,Eski Yunanca'daki ?empaşeia? teriminden yararlanarak İngilizce'ye ?empaşy? olarak tercüme etmiştir. Yunanca'da ?em? içine ?paşeia? ise algılama anlamı taşımaktadır. Böylece empati kavramı psikoloji ve psikiyatride yerini almıştır.(2). Günümüzde empati kavramını en iyi şekilde açıklayan açıklayan Carl Rogers'dır. Rogers, kişiler arasında önemli yeri olan empati kavramı üzerinde çok araştırma yapmış ve bu kavramı farklı zamanlarda farklı şekillerde tanımlamış,1970 yılında ise empatiyi son şekli ile tanımlayarak diğer araştırmacıların da bu tanım üzerinde mutabık kalmasını sağlamıştır.Rogers'a göre : ?empati, bir kişinin kendisini karşısındaki kişinin yerine koyarak,o kişinin duygularını ve düşüncelerini doğru olarak anlaması,hissetmesi ve bu durumu ona iletmesi sürecidir?.(3). Carl Rogers'ın yapmış olduğu bu tanımı , Üstün Dökmen üç öğeye ayırarak açıklamıştır.Birinci öğe olarak ; empati kuracak kişi , kendisini karşısındakinin yerine koymalı , olaylara onun bakış açısıyla bakmalıdır.Karşımızdaki kişiyi anlamak için dünyaya onun penceresinden bakmalı , olayları onun gibi algılayıp yaşamaya çalışmalıyız.Bunun için de karşımızdaki insanın rolüne geçmemiz gereklidir.Bunu yapmazsak empati kuramayız. İkinci öğe olarak ; empati kurmuş sayılmamız için, karşımızdaki kişinin duygularını ve düşüncelerini doğru olarak algılamamız gereklidir.Empati kurarken karşımızdaki kişinin düşünceleri , empatinin bilişsel nitelik yönünü oluşturur. Böylece empatinin iki bileşeni ortaya çıkmaktadır.Fakat Hoffman'a (1978) göre ise empatinin bilişsel , duyuşsal ve güdüsel (motivasyon) olmak üzere üç bileşeni vardır.(4). Bu nedenle araştırmacılar arasında görüş farklılıkları vardır.Empati tanımındaki üçüncü ve son öğe ise, empati kuran kişinin zihninde oluşan empatik anlayışın karşıdaki kişiye iletilmesi davranışıdır.Karşımızdaki kişinin duygularını tam olarak anlasak bile, eğer anladığımızı ona ifade edemezsek empati kurma sürecini tamamlamış sayılmayız.Örneğin ; bir arkadaşımız derslerinin yoğunluğu nedeniyle bunalmış ve sıkıntı duymaktadır.Bu sıkıntısını gelip size anlatırsa ve sizde onun duyduğu bu sıkıntıyı anladığınız ve hissettiğiniz halde ona bunu ?evet seni anlıyorum, derslerinin yoğunluğu seni bunaltmış ve bu nedenle sıkıntı duyuyorsun? şeklinde değil de tam zıt duygularla ?boş ver aldırma? şeklinde yansıtırsak empati kurmuş olmayız.Ve hatta arkadaşımız bizim hakkımızda ?en iyi arkadaşıma sıkıntılarımı anlattığım halde o bile beni anlamadı , artık beni hiç başkası anlamaz? şeklinde yanlış düşünce ve yargıya varabilir. Empati kurmak , karşımızdaki kişinin söylediği duygu ve düşüncelerin aynısını ona tekrar etmek değildir.Hommand ve arkadaşları (1977) buna ?papağan gibi tepki vermek? (5) demiştir. Ve bunun olumsuz empati kurmak olduğunu belirtmiştir. Empati kurarken ifade edilen duygunun şiddetine dikkat etmek ve karşımızdaki kişiye onu yansıtırken duygunun şiddetine uygun tepki vermek gerekir. Yine empati kurarken kişinin sadece sözel tepkilerine değil, ses tonuna , konuşma temposuna , jest ve mimiklerine hatta duruşuna bile dikkat etmek gerekir.Empati kurarken nesnelliği kaybetmemek , karşımızdaki kişinin korku , kaygı , neşe ve öfke gibi duygularıyla bunalmamak gerekir.Yani karşımızdaki kişiyle özdeşim kurmamalı ya da sempati duymamalıyız.Sempati duymak, empatiyi kurmayı engeller. Günlük kullanımda da bu iki kavram birbiriyle karıştırılmaktadır.İkisinin arasında farklılık vardır.Bir insana sempati duymak demek , o insanın sahip olduğu duygu ve düşüncelerin aynısına sahip olmak demektir.Karşımızdaki kişiye sempati duyuyorsak , onunla birlikte acı çekeriz ya da onunla birlikte seviniriz.Kısaca sempati ; ?Bir başkası için olumlu duygular besleme anlamına gelir?. (6) Empati kurmada ,karşımızdaki kişiye yardım etme davranışı vardır.Kendisini sıkıntıda hisseden bir kişi arkadaşına sıkıntısını anlatırsa ve arkadaşı da o kişinin sıkıntısını empatik bir şekilde dinleyip onu geri yansıtırsa , o kişinin sıkıntısı biraz hafiflemiş olur ve böylece empati kurularak sıkıntılı olan kişiye yardım edilmiş olunur.Empatik anlayış insanları birbirlerine yaklaştırma, iletişimi kolaylaştırma özelliğine sahiptir.İnsanlar, kendileriyle empati kurulduğunda başkaları tarafından anlaşıldıklarını ve kendilerine önem verildiğini hissederler.Bu da insanları rahatlatır.Empatik beceri ve eğilimleri yüksek olan kişilerin çevreleriyle olan iletişimi yüksek düzeydedir.Çevreleri tarafından sevilen kişilerdir.Çünkü çevrelerindeki kişilere empatik şekilde davranarak onlara yardım etmektedirler.Empatinin kişiler arası iletişimi kolaylaştırıcı özelliği bilindiği için empatik becerilerini arttırmak amacıyla çeşitli meslek mensuplarına empati eğitimi verilmektedir.Örneğin ; hekim ve hekim adaylarına , hemşirelere , ticaretle uğraşanlara, satış elamanlarına , öğretmenlere , sosyal çalışmacılara, psikiyatrislere , psikologlara, danışmanlara empati kurma becerilerini arttırmak amacıyla eğitim verilmektedir.(7) Yapılan bazı araştırmalar göstermektedir ki ; kişilerin uğraştıkları ya da ilgi duydukları alanlar empatik becerilerini geliştirmektedir.Örneğin, müzik ile uğraşan veya evinde evcil hayvanı olan kişilerin empatik anlayış ve becerileri gelişir.Başka bir araştırmaya göre empatik bir şekilde davranan ailelerin çocukları büyüdüklerinde , onlar da anne-babaları gibi empatik anlayışa sahip olmaktadırlar.Yapılan başka bir araştırmada ; kaygı, depresyon , çocukları ihmal etme ve saldırganlık ile empati kurma arasında olumsuz ve zıt bir ilişki olduğu belirlenmiştir.Chlogon ve arkadaşlarının yapmış olduğu bir çalışmada (1985) suç işlemiş kişilerin empatik ilgi ve becerilerinin , suç işlememiş olanlara göre daha düşük olduğu belirtilmiştir.Yapılan başka bir araştırmada da ; diğer insanlara kişisel duygu ve düşüncelerini iyi ifade edebilen , topluma uyumlu ve sosyal duyarlılığı yüksek olan kişiler, aynı zamanda empati kurma becerilerine de sahiptirler.(8) Empati, sadece insanlar arasındaki iletişimi kolaylaştırmak için kullanılmaz.İnsanların, üzerinde yaşadığı tabiat içinde empati kurması gerekirlidir.Geçmişten günümüze kadar tarihi süreç içinde yoğrularak gelen kültür ve sanat eserlerimiz de bu tabiat içersinde yerini almıştır.Ve bunların gelecek nesillere de ulaştırılması gereklidir. Eğer gelecek nesillere ulaştıramıyorsak suç bizimdir. Eski eserlere baktığımızda insanların doğayla empati kurduğunu görebiliriz. Yapılarda kuşların barınmaları için yuvalar yapmışlardır. Ve hatta bazı eserlerde tabiat sevgisini o şekilde işlemişler ki ; doğadaki suyu caminin içine kadar getirerek havuz yapmışlar ve içeride bir ferahlık olmasını sağlamışlardır. Bugünkü yapılan eserlere baktığımızda bunlardan mahrum bırakıldığını görmekteyiz. Empatinin kurulmadığı yerler sadece yapılar değildir. Yanlış avlanmalar , tarla açmak için yakılan ormanlar , düzensiz kentleşme ve fabrikaların yanlış yerlere önlem alınmadan kurulması tabiattaki dengeyi bozmaktadır. Tabiatla empati kuran bir kişi bu şekilde yanlış sonuçlar doğuracak işlerden kaçınır. Örneğin ; tarla açmak için ya da yerleşim yapmak için yakılan ve kesilen ormanı ve burada yaşayan canlıları düşünür , onları göz önüne getirerek bir an kendini onların yerine koyar. İşte bu şekilde empati kurarak davranan insanlar tabiatın dengesini değiştirerek diğer canlılara zarar vermez. Bilindiği gibi insanların sevdikleri için yapamayacağı şey yoktur. Ama bunu yaparken de tabiata ve insanlara zarar vermeden yapılmalıdır. Örneğin ; sevdiğiyle gezerken orada gördüğü güzel bir çiçeği sevgilisi için koparmasına gerek yoktur. Sevdiği kişiye o çiçekleri koparmadan da hediye edebilir. Ve bu da hediyenin en güzelidir. Çünkü hiçbir şeye zarar verilmemiş , tabiat kendi doğal güzelliğiyle bırakılmıştır. Ve bu güzel çiçekleri başkalarının da görmeye hakkı olduğu düşünülmüştür. Empatinin kişiler arası iletişimi kolaylaştırdığı ve insanlar arasındaki saygınlığı arttırdığını bilen birisi , tabiatın da insanlar için gerekli olduğunu düşünerek onunla da empati kurmaya çalışacaktır.
Dipnotlar : 1 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 306
2 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 306
3 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 120
4 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 121
5 Nilüfer Voltan-Acar ; Terapotik İletişimler S: 15
6 Gıll Cox ve Sheila Daınow ; Gizli Güçlerinizi Keşfedin S: 152
7 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 131
8 Üstün Dökmen ; İletişim Çatışmaları ve Empati S: 132
Ercan Nar
Avcılar Günger Tekiner İlköğretim Okulu Rehberlik Uzmanı
GÖRÜŞME
Görüşme sırasında
Büyük bir olasılıkla, iyi bir izlenim yaratmak için çok sınırlı zamanınız olacaktır; ayrıca, sizinle görüşecek kişinin toplantıyı nasıl yürüteceği hakkında herhangi bir bilginiz de olmayacaktır. Bu nedenle, şu olasılıklara karşı hazırlıklı bulunmalısınız:
* Sizden kariyerinizi anlatmanız istenecektir. Ağırlığı en son ya da hala çalışmakta olduğunuz işinize vererek, kısa ve ilginç bir özet hazırlayıp prova edin. Hiç soru sorulmayabileceğini gözönünde bulundurarak, on dakikayı geçmeyecek biçimde hazırlayacağınız bu özet içinde, başvurduğunuz görevle ilgili deneyimlerinizi özellikle belirtin.
* Size bu işin neden çekici geldiği ve neden bu işe uygun olduğunuzu düşündüğünüz sorulacaktır. Bu soruya hazırlanmak daha güçtür, çünkü elinizde bu bölümle ilgili fazla malzeme olmayabilir (gerekiyorsa, bunu görüşeceğiniz kişiye söylemelisiniz). Yine de, hiç değilse, aklınızda iyi belirlenmiş 'başlıklar' bulundurmalısınız.
* Size rasgele seçilmiş teknik veya kişisel sorular sorulacaktır ; üstelik, bir olasılıkla, düşünme hızınızı ve esnekliğinizi sınamak için, saldırgan bir üslupla. Hızlı düşünmeye, serinkanlılığınız yitirmemeyi, hepsinden önce de, harikalar yaratmaya yeltenmemeye hazırlıklı olun (sizinle görüşen kişi, hakça sayılmayacak kadar zor sorulara karşı tepkilerinizin olgunluğunu ölçüyor olabilir.)
Görüşmenizin ilk 30 saniyesinde, görünüşünüz, görgünüz ve kişisel üslubunuz, karşınızdaki kişi tarafından -olumlu veya olumsuz- belirlenecektir. Bu nedenle, daha görüşmenin başından itibaren özgüveniniz yerinde, uyanık ve neşeli olmanız (kendinizi çok gergin hissetseniz bile gülümseyin) çok büyük önem taşır.
Selamlama, tokalaşma, karşınızdakinin gözlerinin içine bakma ve düzgün duruş (ister ayakta, ister otururken) her zaman büyük önem taşır.
Görüşeceğiniz kişi yorgun, aksi, dağınık, dikkatsiz ('İsminiz ne demiştiniz?') ya da ilk bakışta sevmediğiniz biri olabilir. Yine de, bunların hiçbirine aldırmadan görüşmeyi sürdürmelisiniz -sonradan, hiç değilse kendiniz, kendinize hakça davrandığınızdan emin olmalısınız!-.
İş Töresi, David Robinson
Performans görüşmeleri beceri ve dikkat gerektirir
ATİLLA AKINCI
Aşağıda, yapıcı ve verimli görüşme için dikkat edilmesi gereken önemli bazı noktalar ile günümüzde bu alanda sıkça yapılan yanlışlıkları belirtmeye çalışacağım:
? Görüşmeler genelde, hareketli ofis ortamında yapılmakta ve sekreterler, telefon gibi nedenlerce kesintiye uğramaktadır. Oysa görüşmelerin sakin ve sessiz ortamlarda ve kesintisiz yapılması gerekir. Aksi taktirde her iki tarafında konsantrasyonu bozularak görüşme amaçtan uzaklaşabilir.
? Performansı görüşülen çalışana, yönetici tarafından mahkemedeymiş gibi bir izlenim verilmektedir. Oysa rahatlatıcı ve dost bir başlangıç yapmak şarttır. Performansın kötü olması, dostça ve adil bir görüşmeye engel değildir. Başarı derecesi ne olursa olsun o kurumda çalışan tüm personelin saygı görmeyi hakettiği gerçeğini unutmamak gerekir.
? Görüşme sırasında, olumsuz yanların önce vurgulanması çok yanlıştır. Morali bozulan çalışan, olumlu yanların bulunduğu diğer bölüme kulaklarını kapatarak girecek ve beklenen fayda sağlanamayacaktır. Bence en iyi yöntem 'İyi Haber Önce' yöntemidir. Yararlı bir performans görüşmesi ancak böyle sağlanabilir.
? Görüşmelerde, olumsuz veya gelişime ihtiyaç gösteren yanlar belirtilirken, somut örnekler verilmemekte ve 'her zaman böyle yapıyorsun', 'sürekli izliyorum', 'herkes söylüyor' gibi çalışanı inandırmaktan uzak, kendisine olan güvenini sarsacak tarzda konuşmalar yapılmaktadır. Oysa yapılan tüm kritiklerde tarih, yer, olay ve kişi gibi somut veriler kullanılmalıdır. Ancak böyle inandırıcı olabilir ve güven ortamı sağlayabiliriz.
? Değerlendirmeler sırasında, son başarı ve başarısızlıkların etkisinde kalınmakta ve kapsadığı dönemin tümü dikkate alınmamaktadır. Oysa son olayların etkisinden kendimizi arındırıp, tüm çalışma dönemini dikkate almayı öğrenemezsek, dönem sonlarında çok çalışıp, dönem başlarında çalışma hızı azalan bir organizasyona sahip olmamız kaçınılmazdır.
? Yöneticiler, karşılarında, kendisine güvenli, sorgulayıcı ve güçlü kişilikler bulduklarında, zaman zaman konuşmayı bir an önce bitirebilmek amacıyla, yerine getirilmesi zor sözler vermekte veya yapılması gerekli kritik ve belirlemeleri yapmamaktadırlar. 'Önce bir görelim, bir şeyler yaparız', 'elimden geleni yaparım', 'şu anda ortam müsait değil' gibi çalışanı oyalayan veya soruları zamana yayan söylemlerden kaçınılmalıdır. O sorunların ileride daha da büyüyerek karşımıza çıkacağı ve gerek yönetim gerekse kurum olarak kredi kaybedeceğimiz unutulmamalıdır.
? Bir diğer çok rastlanan uygulama da, başarısız personelle konuşmaktan kaçınılması veya az zaman ayrılmasıdır. Oysa en kolay yol başarılı olan personelle güzel şeyler konuşmaktır. Başarısız veya az başarılı personelle konuşabilmek yöneticilik yeteneği ve eğitim ister.
Genelde benim, performans görüşmelerinde başarı için ölçüm, düşük performans puanı alan personelin, yöneticinin elini sıkıp, kararına saygı duyarak görüşmeden ayrılmasını sağlayabilecek ortamlar oluşturulmasıdır. Amacımızın, çalışanların çalışma arzularını kırmak veya onlara yerine getirilemeyecek ümitler vermek olmadığı kesin. O zaman, çalışan için duygusal bir atmosferde geçen görüşmelerin, çalışanları, kırılgan ve kendilerine olan güvenlerini sorgulamaya hazır bir ortama kolayca itebileceğini göz ardı etmemek gerekir.
Kısaca en iyi ölçü, yöneticilerin, performans görüşmelerinde, kendilerine yapılmasından hoşlanmayacakları şeyleri karşı tarafa yapmamaları olmalıdır. Yöneticilik zor zanaattır. Çalışanlarımızın ruh sağlığı ve başarılarının anahtarı yöneticilerin elindedir. Toplumsal olarak da zaten her alanda sevgi, saygı, hoşgörü, adalet ve dürüstlüğe en fazla ihtiyaç duyduğumuza göre, kurumlarda insan ilişkilerinin yöneticilere ne ölçüde sorumluluk yüklediği ortadadır.
SORULARI YANITLAMA
Sizinle görüşecek kişi hem size sorular soracak hem de sizin ona, eleman aranan işle ilgili sorular sormanızı bekleyecektir. Çoğu kez ilk sorular karşı taraftan gelir; bu soruları nasıl yanıtladığınız, genellikle yanıtlarınızın kendileri kadar önem taşır.
Soruları yanıtlamanın altın kuralları şunlardır:
1- Ne dalkavukluk ölçüsünde 'çıtkırıldım' olun (?izninizle, bu muhteşem bir soruydu diyebilir miyim, Efendim!?), ne de diline geleni söyleyen bir münasebetsiz (?Amma kıyak soruydu, ha!?); tepkileriniz ağırbaşlı, ölçülü ve doğal olsun.
2- Size sorulmuş olmasını istediğiniz soruya değil, size sorulmuş olan soruya cevap verin (bunun için, size söylenenleri dikkatle dinlemelisiniz.)
3- Yanıtınız kısa ve tutarlı olsun -uzun ve gereksiz bir tartışma başlatmak yerine, sizinle görüşen yetkiliye daha fazla ayrıntı isteyip istemediğini sormak daha uygun bir davranıştır.
4- Yanıtı bilmiyorsanız (örneğin, teknik bir konuda), bunu hemen belirtin -blöf yapmaya, bilirmiş gibi görünmeye çalışmayın.
Mizahtan korkmayın, ama fıkra anlatmaktan kaçının; bu davranış, bir işe alma görüşmesi ortamı için hiç de uygun sayılmaz.
Soru sorarken de sorgulama tuzağına düşmekten sakının; daha önce size söylenmiş olan konuları aynen veya başka biçimlerde sormak, karşınızdaki kişiye güvenmediğiniz veya onun açığını bulmaya çalıştığınız izlenimi uyandırır.
Öğrenmek istediğiniz bilgiyi, karşınızdaki kişiyi tedirgin etmeden, en etkili ve zarif bir biçimde sormayı amaçlamalısınız. Eğer soracak hiç sorunuz yoksa, bunu belirtin; ama mutlaka, size soru sorma fırsatı verildiği için teşekkür etmeyi unutmayın.
İş Töresi, David Robinson
Tanışma ve Tanıştırılmanın İncelikleri
Birisiyle tanışırken acaba ayağa kalkmasanız kabalık yaparmısınız ? Tanıştırırken kimi kiminle tanıştırmalı, nasıl bir üslup kullanmalısınız. Uzmanımız Handan Kaylan, tanışma ve tanıştırılmanın inceliklerini anlatıyor.
KİM KİMİ TANIŞTIRMALI ?
Erkek, bayana; genç yaşlıya; ast, üste; yeni gelen orada bulunanlara tanıştırılır. Ancak, sonra gelenin statüsü çok yüksekse o zaman hazır bulunanlar, yeni gelene tanıştırılır.
KİMİN İSMİNİ ÖNCE SÖYLEMELİ ?
Yaş ve statüleri aynı olan kişileri birbirine tanıştırırken "Sizleri tanıştırayım, Defne Hanım, Didem Hanım" diyebilirsiniz. Böylelikle her ikisini de birbirine aynı anda tanıştırmış olursunuz. Elbette birinin ismini ötekinden önce söylemiş olacaksınız. Yapılacak bir şey olmadığı için kimsenin alınması söz konusu olmaz.
KALABALIKLARDA TANIŞTIRMA
Bir kişiyi kalabalık bir grupla tanıştırmanız gerektiğinde sadece onun ismini söylemeniz yeterlidir. Çoğunlukla diğerlerini tek tek tanıştırmanıza gerek yoktur. Ama grup çok kalabalık değilse, bunu yapmanızda yarar vardır.
AYAğA KALKMALI MI ?
Erkek ya da kadın, bir kimseyle tanıştırılan erkeğin mutlaka ayağa kalkması gerekir. Ancak ağır hastalık halinde bu kurala uyulmaması hoşgörülebilir. Bizde kadın erkek, tanıştırılan herkes için ayağa kalkmak Türk terbiyesinin bir gereğidir.
NASIL BİR ÜSLUP ?
Tanıştırırken "Size arkadaşım Gökçe'yi tanıştırabilir miyim?" "Efendim, izninizle sizi eşimle tanıştırmak istiyorum", "Arkadaşlar, sizi Sekreter.org'dan Alp Bey ile tanıştırmak istiyorum" şeklinde ifadeler kullanılabilir. Bir anlamda tanıştırmak için izin istenir.
Yazan: Handan Kaylan
Tanışma ve tanıştırılmanın incelikleri (2)
Birisiyle tanışırken size hiç ben x Hanımn ya da Bey diyen oldu mu ? Ya da Nasılsınız diye sorduğunuzda size oğlununun okuldaki problemlerini anlatan birisiyle karşılaştınız mı ? Bunlar belki uç örnekler olabilir. Ancak tanışma ve tanıştırılma sırasında hepimiz bazı önemli kuralları atlayabiliyoruz.
TANIŞMADA ÇAğDAŞ BİR YONTEM
Bir kimseye tanıştırıldığınızda ?Memnun oldum?, ardından da ?Nasılsınız?? diyebilirsiniz. Bayanlar sessizce gülümsemekle de yetinebilirler. Şimdilerde tanıştırmalarda daha gerçekçi yeni bir yöntem uygulanıyor: Tanıştırılan kişi adını soyadını tekrarlıyor. Böylece tanışana yardımcı oluyor. Aslında çok da yararlı böylesi. Alıştığımız türdeki tanıştırmalarda çoğunlukla, tanıştırılan kimsenin ismi pek iyi anlaşılmaz. Çoğu zaman daha sonra tanıyanlara ya da kendisine sorup öğrenmek zorunda kalırız.
Kibar ve nazik bir sekreter birisi ile tanıştırıldığında ?Nasılsınız?? sorusuna ?Teşekkür ederim. Siz nasılsınız?? demeyi bilmelidir. ?Ay sormayın....?, ?Nasıl olalım, dün...? diye kişisel sorunlarını ortaya dökmemelidir. Yani tanıştığı kişiye çocuğunun astım krizinden, işsiz yeğeninden, arabasının lastiklerinden, köpeğinin yaramazlıklarından, ayağındaki nasırdan vs. bahsetmemelidir.
NASIL AYRILMALI ?
Ayrılırken de ?Tanıştığımıza sevindim?, ?Tanıştığımıza memnun oldum? demeniz yerinde bir incelik olacaktır. Bunu yaş ve statü olarak büyük olanın söylemesi, diğerinin de nazikçe teşekkür edip ?Ben de...? demesi daha uygun olur.
KENDİNİZİ NASIL TANITMALISINIZ?
Kendinizi tanıtmanız gerektiğinde, gittiğiniz bir büroda, bankada vb ilişki kuracağınız kişiye isminizi söylemelisiniz. Konuşmacı olarak katıldığınız bir seminerde de kendinizi tanıtmalısınız.
Kendinizi tanıtırken, karşınızdakinden izin almanız gerekir. Bunu yaparken, ad ve soyadınızı söylemeniz yeterlidir. Fakat mesleğiniz, göreviniz tanışmanıza neden olmuşsa bu konularda kısa bilgi verebilirsiniz. ?İzninizle, kendimi tanıtayım... Alp Yüce, ...... firmasında yöneticiyim? gibi.
BEN HANDAN HANIM: Ne telefonda, ne de yüzyüzeyken kendinizi Alp Bey, Defne Hanım şeklinde tanıtmayın. Gülünç olabilirsiniz.
Yazan: Handan Kaylan
Nazik konuşma ilkeleri
Mutfak arasında çay almaya giderken küçük dedikodular yapmaktan zevk alabilirsiniz. Ya da ?ben dobra bir insanım,düşündüğümü pat diye söylerim? diye düşünebilirsiniz. Özel yaşamınızda da bunların hiçbir sakıncası olmayabilir. Fakat sekreterler için nazik olmak bir ilke haline gelmek zorundadır.
?Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. ?
SİZ VE SEN :
Konuşurken sürekli ?siz? diye hitap etmeli, gerekmedikçe ?sen? dememelisiniz. Örneğin, ?Bunun bir fotokopisini alır mısınız?? şeklinde hitap etmek daha doğru olacaktır.
RİCA ETMENİN NEZAKETİ :
Ricada bulunurken, sesiniz asla emreder ya da azarlar gibi olmamalıdır. Konuşurken sesinizin sert, alaycı, kırıcı olmamasına; yüz ifadelerinizde kızgınlık ya da alaycılık olmamasına dikkat etmelisiniz.
NAPOLYONUN GAFI
Konuşurken gaf yapmaktan kaçının. Hele orada bulunan, gözünüze ilişen kişiler hakkında ileri geri şeyler söylemeniz gaf yapmanın en kestirme yoludur. Bir keresinde Napolyon bir toplantıda uzaktaki bir hanımı işaret ederek yanındaki adama: "Şuna bakın ne çirkin kadın değil mi?" demiş. Adam "karımdır ekselans" diye yarşılık vermiş. Napolyon yaptığı gafı onarmak için "o değil yanındaki" demiş. Adam da "kızımdır ekselans" demiş.
Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.
ALAY VE KİNAYE :
Görgülü bir sekreter alay, kinaye, dedikodu, iğneleme vb. içeren türde konuşmalar yapmaz. Örneğin, büroya birisi girip çıktığında, odadan ayrılır ayrılmaz arkasından ?Aman, bu da kaç yıldır bu işi yapıyor. Hala öğrenemedi, hep açıklama bekliyor? türü konuşmalar yapmanız doğru olmaz. Onlarla ilgili eleştirileriniz varsa ya yüzlerine söylersiniz (tabii ki başkalarının yanında değil) ya da arkalarından konuşmazsınız. İnsanların yüzüne gülüp, arkasından çekiştirmek ya da söylenenlere cevap verirken imalı konuşmak, karşınızdakileri küçük düşürecek bir şey söylemek doğru değildir.
HERKES DEDİKODUYU SEVER AMA...
Sırf insanları kırmamak, konuşmayı nasıl sona erdireceğini bilmemek ya da grup içinde kalmak gibi nedenlerle de olsa dedikoducuları dinlemeyin. Dedikodu yapmak kadar dinlemek de size zarar verir.
FARKLI DÜŞÜNSENİZDE...
Herhangi birisi bir düşüncesini açtığında hemen karşıt fikir üretmeyin. Sonuna kadar dinlemeyi bilin. Hiçbir zaman kendi düşüncelerinizi kesin doğrularmış gibi ifadeler kullanmayın. ?Böyle şey olmaz?, ?bu çok saçma? gibi cümleler yerine ?deneyimlerime göre...?, ?bana göre...? gibi cümlelerle düşüncelerinizi ortaya koyabilirsiniz.
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Konuşmalarda Nezaket Kuralları (2)
'Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler'
'DOZU' KAÇIRMAYIN!
ELEŞTİRİNİN DOZU:
Bir arkadaşınızı eleştirirken yaklaşımınızda dikkatli olmalı, aklınızdan geçtiği gibi eleştiri yapmamalı ve yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanmalısınız. Bir değişiklik, bir çözüm yolu önerirken, diğerlerini kırmamalı mümkün olduğunca nazik olmalısınız.
SORULARIN DOZU :
Konuştuğunuz konuların yer ve zamana uygun olmasına özen göstermelisiniz. Örneğin, koridorda karşılaştığınız birine özel yaşamı ile ilgili sorular sormaktan kaçınmalısınız. Ayrıca sorduğunuz sorular kilo, yaş, maaş gibi karşınızdakini rahatsız edecek türden olmamalıdır.
ŞAKANIN DOZU:
Hiçbir zaman diğerlerinin kusurlarına dayalı şakalar yapmamalı, karşınızdakini kırmamalısınız.
ARAYA GİRMEYİN !
İki kişi konuşurken aralarına girip ?sorulmadığı halde- görüş bildirmek yanlış bir davranıştır. İkide bir soru sorarak konuşmacının sözünü kesmemeli ya da kendinizi ön plana çıkarmak için, diğerlerinin konuşmalarını sık sık kesip "ne demek istediğini biliyorum, bir kere benim başıma da gelmişti... " gibi cümlelerle konuşmaya girmeyiniz.
SIRLARI KENDİNİZE SAKLAYIN!
Sır saklamayı bilmeli, konuşmalarınızla, mektuplardan, toplantılardan veya bürodaki konuşmalardan dolayı öğrendiğiniz sırları hiçbir zaman açığa çıkarmamalısınız.
ÖZÜR DİLEMEKTEN KAÇINMAYIN!
Dürüst bir sekreter yaptığı yanlışları kabul eder. Konuşmalarında bu yüzden başkalarını suçlamaz. Bu nedenle yaptığınız yanlışlığı açıkca belirterek "özür dilemeyi" bilmelisiniz.
ALÇAKGÖNÜLLÜ OLUN!
Konuşmalarınız alçak gönüllü olmalıdır. Yaptığınız ve başardığınız çalışmalarla sürekli övünmeniz yerine başkalarının övgülerini kibarca "teşekkür ederim" diye yanıtlamanız daha akıllıcı bir yoldur.
ZERAFETİNİZİ GÖLGELEYENLER.... :
Konuşurken "evet" yerine "hı", "efendim" yerine "ha" gibi ünlemler kullanmak, ikide bir "efendime söyleyim", "ondan sonracıma", "anladım mı", "tamam mı" gibi sözleri kullanmak zerafetinizi gölgeleyeceği gibi konuşmanızın etkisini azaltacaktır.
'HAYIR' DERKEN....:
Bir iş arkadaşınıza "hayır" demek zorunda kaldığınızda, bunu karşınızdakini kırmadan yapmalısınız.
Son bir hatırlatma!
Yöneticisinize ve çalışma arkadaşlarınıza sabahları gösterdiğiniz içten karşılamayı, çalışma bitiminde de göstermeli, "iyi akşamlar" dilemeyi unutmamalısınız.
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Protokol Kuralları
Ziyaretçiler, konuklar, kokteyller, toplantılar... Nasıl ki evimize gelen misafirleri ağırlamak, onlara mümkün olduğunca en iyi şekilde hizmet etmek kültürümüzün bir parçasıysa iş hayatının bir parçası da protokol kurallarıdır. Ve yöneticilerin sağ kolu olarak sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir.
Yönetim bilimlerine göre protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş hayatında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar, seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulandığı yerlerdir.
Televizyonda sıkça devlet adamlarının bir konuğu ağırladıklarında, resmi karşılamalarda aslında attıkları hemen hemen her adımda bazı kurallara uyduklarını izliyoruz. Devlet adamlarının uyması gereken bu kurallar kuşkusuz profesyonel kişilerin kontrolü altındadır.
İşletmelerde ise yöneticinin alternatifi olması gereken sekreterin -belki diğer çalışanlardan daha fazla- protokol kurallarını bilmesi ve uyması gerekmektedir.
Ancak, evimizde misafir ağırlarken nasıl ki bir takım görgü kurallarını ailemizden öğreniyorsak, işletmelerde de belirli protokol kuralları mevcuttur ve bu kurallar öğrenilir. Bu nedenle istenen standardı yakalayabilmek için :
1. önce ana altyapı ve görgü kuralları bilinmelidir
2. Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır . Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır.
3. Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur.
Bu bölümde sekreterin; yöneticisi, misafirleri, çalışma arkadaşları, müşterileri ve diğer yöneticileri 'bir evsahibi' anlayışı ile ağırlaması için gerekli tüm bilgiler ve aynı zamanda toplum içinde saygın bir yer edinebilmek için gerekli tüm kuralları bulacaksınız.
Başarının tamamlayıcı anahtarı:Protokol kuralları.
21.yüzyıla girdiğimizde artık şirketlerin hangi mevkide olursa olsun çalışanların da aradığı takım içerisinde uyumlu çalışabilmeleridir. Artık istediği kadar yetenekli ve zeki olsun bu özelliğe taşımayan kişilerin istedikleri noktalara gelmeleri oldukça güçtür. Başarı için takım oyununu, bunun içinse yazılı olmayan bazı protokol kurallarını bilmek gerekir.
Bir futbol takımı düşünün; futbolcu istediği kadar iyi savunma yapsın, belirlenen oyun düzeninde hareket etmeyen ekip arkadaşlarının görevlerini tam yapmamaları sonucu maç kaybedilir.
İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İş hayatında hiçkimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İşte bu birlikte çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olanak ta da kişinin gelişmesi ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. Is yaşamının yazılı olmayan kuralları, basarının tamamlayıcı anahtarıdır.
Bu kuralları bir anlamda iş yaşamının görgü kuralları olarak adlandırabiliriz. Ancak bir ortamda kabul edilebilir olan davranışın, başka bir ortamda oldukça hatalı sayılabileceğini akıldan çıkarmamalıdır. Örneğin bir odaya girenken eğer iceri davet edilmişseniz artık oturmak için yeniden İzin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır.
Protokol kurallarını bilmemek ya da uygulamamak sizi başarısız yapacak demek değildir. Ancak, başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan bireyin üstün geleceği kaçınılmazdır.
Bu yasaları nasıl öğrenebilirsiniz ?
İlk şart, buna gerçekten hevesli olmanız ve bu kuralları öğrenmenizin başarınıza katkıda bulunacağına inanmanızdır. Hareketlerimizi, davranışlarımızı tanımak, daha etkili kılmak için neler yapmamız gerektiğini bilmek ve protokole ilişkin kuralları iyi bir şekilde öğrenmememiz kısacası bu konuya biraz zaman ayırmamız yeterli olacaktır. Tıpkı ilk yaptığımız pilav gibi. İlk başlarda asla tutmaz. Ama üzerinde çalışıla-çalışıla, yaptığımız hayatı fark eder ve gerekirse deneme-yanılma metoduyla en uygun pişirme şeklini bulur, sonra bir bakarsınız misafir bile ağırlamaya başlamışız.
Başlarken altın kurallar;
1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun. Toplumda gerçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün.
"Merhaba" demenin incelikleri
Gün içerisinde birkaç kez karşılaştığınız iş arkadaşlarınıza her defasında selam vermelimisiniz? Tanımadığınız birisi size selam verirse na yapmalısınız ? Bir çok durumda selam verip vermeme konusunda kararsızlık yaşarız. Nezaketin ilk basamağı olan selamlama kişilerin birbirlerine karşı duydukları sevgi ve saygının da bir göstergesidir. Ve bu önemli göstergeyi iş yaşamında iyi kullanmamız gerekir.
GÜNE BAŞLARKEN
Sabahları işlerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bulunan herkese selam verilmelidir.
PLANLAMA YAPIN
Belirli bir dosyalama planı geliştirin. Örneğin, dosyalama işi için her iki haftada bir yarım gün veya her ay bir tam gün ayırabilirsiniz. Böyle günlerde sadece bu işe yoğunlaşarak daha etkili çalışırsınız. Dahası, dosyaların içine fazladan konmuş nüshaları ayıklayıp atabilirsiniz.
Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.
ÖNCE BAYANLAR
Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce bayanları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. (Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir.
TANIMADIğINIZ BİRİ SİZE SELAM VERİRSE...
Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır.
Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "merhaba" diyip girmek daha doğru olacaktır.
GÜLÜMSEMEK DE SELAMLAMAKTIR
Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb girdiğinizde selam vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En çok da bu ihmal edilir.
SIK KARŞILAŞTIKLARINIZ...
İşyerinizde iki kişi aynı gün pek çok kez karşılaşabilir. Bir kere semlamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez.
SELAM VEREYİM DERKEN GÖZ ÇIKARMAK
Bir arkadaşanızla koridorda ya da herhangi bir yerde konuşurken, bir yandan da yanınızdan gelip geçenlere selam verip laf yetiştirmeyin. Bu davranış saygısızlıktır ve her şeyden önemlisi karşınızdaki insanı dikkatli dinlemediğinizin bir göstergesidir.
Kaynak: Şe Professionel Secretary's Guidebook'tan alınmıştır
İş yaşamının töreleri
Yöneticinize şirketin sahibi ya da başka bir yönetici ile ilgili ilgili sorduğunuz bir sorunun o şirkette yükselmenizi önhleyecebileceğini düşündünüz mü hiç ? Kariyerinizdeki yükselişiniz kuşkusuz yeteneğiniz ile doğrudan alakalı. Ama yöneticiniz sizin pasamakları tırmanmanızı sağalayan anahtarlardan birini elinde tutan kişi. Yöneticiniz ve iş arkadaşlarınızla olan ilişkilerde de iş yaşamının bazı "törelerine"uymak kaçınılmaz.
Yöneticimiz ile çalışırken görgü kuralları
GEREKSİZ SORULARDAN KAÇININ
İlişkilerinizi ne kadar samimi olursa olsun, patronunuzun firma hiyerarşisi içinde uyması gereken sorumlulukları bulunduğunu asla unutmamalısınız. Onu sıkıntılı durumlara veya açmazlara düşürmekten kaçınmalısınız.
(Örneğin; ona astlarının ya da üstlerinini kişilikleri üzerine sorular sormamalısınız); büyük itirizlarınız olsa dahi, onun kararlarını desteklemelisiniz.
Hiçkimse, kendi potansiyelini patronunun tam olarak kavradığını garanti edemez. Yapabileceğiniz ve yapmanız gereken şey, işyerindeki davranışlarınızın, iş arkadaşlarınıza karşı da, iş nedeniyle görüştüğünüz firmalarınızın dışından kişilere karşı olduğu gibi ince düşünceli ve ilgili olmasını sağlamaktır.
SADIK OLUN
Ona ve iş arkadaşlarınıza sadık olun. Onları çekiştirir duruma düşmekten, şirket dedikodularından kaçının. Böyle ortamlara düştüyseniz, gerektiğinde, patronunuzu eleştirilere karşı savunun. Aynı şekilde, astlarınıza da hata payı bırakın ve onların hatalarının sorumluluğunu şahsen üstlenmeye de hazır olun.
İMA ETMEYİN. SÖYLEYİN
Patronunuzu ilgilendiren şikayetleriniz varsa, bunları ona uygun bir zamanda ve biçimde, yalnızken iletin. Derdinizi başkalarının yanında şifreli mesajlarla anlatmaya kalkışmayın.
TAKIMINIZA UYUM GÖSTERİN
Birlikte çalıştığınız ekibe, onlarla en iyi uyumu sağlayacağınız güvenini verecek bir kişisel davranış üslübu benimsemelisiniz. Bu asla, kimliksiz biri haline gelmeniz demek değildir; yalnızca, üstünüze, yetenekleriniz ve çabalarınızın ekip arkadaşlarınızınkinden bambaşka olduğunu düşündürecek kadar farklı bir üsluptan kaçınmalısınız (örneğin; giyiminiz, işe geliş-gidiş saatiniz, kullandığınız sözcükler ya da iş arkadaşlarınızla sosyal ilişikilerinizde).
HİYERARŞİYİ ATLAMAYIN
Üstünüzün bir konuyla ilgileniş biçiminden rahatsızsanız, bu konuyu yalnızca, onun bilgisi dahilinde ve tutumunu gözden geçirmesine yetecek kadar bir süre bırakarak, mutlaka ondan daha yüksek makamdaki birine açmalısınız. Bir karar çıkarmak veya bir konuda rapor vermek için asla bu zinciri kırıp, üstünüzü atlamamalısınız.
Kaynak: David Robinson "İş Töresi"
İş Yaşamı Töreleri ( 2)
Yüz yüze ilişkide olduğumuz kişi kim olursa olsun tüm görgü kuralları geçerlidir. Ancak özellikle üç kategoriden insanlar söz konusu olduğunda gözetmeniz gereken bazı özel konular vardır. İşte müşteriler, tedarikçiler ve iş arkadaşları ile lişkilerde geçerli olan iş töreleri...
Müşteri ile ilişkilerde...
İnisiyatif kimin elinde?
Bir müşteri ile görüşüyorsanız, göreviniz, müşterinin ne istediğini anlamaktır. Karşı taraf bilgi mi almak istiyor yoksa sipariş mi vermek, bir şikayette mi bulunmak istiyor ? Karşı tarafın ne istediğini anlayıp inisiyatifi ele alarak yardıma hazır olduğunuzu belirtmeli -sonra konuşmayı kesip dinlemelisiniz!-
Satış görevlilerinin büyük bir bölümü, müşterinin gereksinimleri konusunda varsayımlarda bulunup etkisiz satış yöntemlerine başvururlar. Bu aynı zamanda rahatsız edicidir.
Anahtar cümleler: Müşterinin ne istediğini öğrendikten sonra nazik ve işinize yönelik davranmalısınız. Konuşmayı, daha sonra ne olacağına ilişkin açık ve net bir cümleyle bitirmelisiniz; örneğin, ?siparişinizi hemen bugün işleme alacağım. Teslimatı gelecek salı gününden önce yapmış oluruz. Çok teşekkürler,? gibi.
Tedarikçilerle olan ilişkilerinizde...
Eğer tedarikçi ile görüşüyorsanız, ne isteyeceğinizi ya önceden biliyor olmalısınız, ya da size önerilecek ürün ya da hizmetlerde ne gibi özellikler aradığınızı belirlemiş olmalısınız. Ne istediğini iyi bilen alıcılar genellikle daha iyi fiyatlar bulurlar! Bir alıcı olarak görüşmede inisiyatifi ele almak ya da almamak size kalmıştır; yeter ki bu tür görüşmelerde kibarca ama güçlü bir biçimde, konuşmayı satış görevlisinin size satmaya çalıştığı şey üzerinde değil, sizin almak istediğiniz şey üzerinde tutun!
İş arkadaşlarınızla olan ilişkilerinizde...
Eğer toplantıya siz çağırdıysanız ya da ilk girişim sizden geldiyse (örneğin, bir iş arkadaşınızın bürosunu ziyaret ediyorsanız), onlara
+ Neden onlarla konuşmak istediğinizi,
+ Sorunun ne kadar acil olduğunu,
+ Olguların, verilerin neler olduğunu
söylemeyi unutmamalısınız.
Karşınızdaki kişi sizden daha yüksek bir mevkideyse, görüşmek istediğiniz konuyu başka bir zaman veya başka bir biçimde ele almak istemesine şaşırmamalısınız. Unutmayın ki onun da kendi programı ve öncelikleri vardır. Karşınızdaki kişi sizden daha alt bir kademedeyse, yalnız saygı gereği bile olsa, sizi dinlemekten başka seçeneği yoktur. Bu nedenle, onun zamanını boşa harcamamak için dana fazla özen göstermelisiniz.
Kaynak: İş Töresi , David Robinson
Okunma Sayısı: 0 / Yorum Sayısı: 0
Bu yazıya daha önce yorum yapılmamış ?